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LA GIZ TOGO à la recherche d’un Office Manager

Publié le jeudi 8 septembre 2022, par Gabinho

Avis de Vacance de Poste
N° AVP 033/2022

Titre du poste : Office Manager (m/f/d)
Qualification min. : BAC+3/4 en Secrétariat de Direction ou dans un domaine de science de gestion
Organisation : GIZ au Togo
Lieu : Lomé
Classification professionnelle : Bande 2A
Type de contrat : CDD
Début du contrat : 01.12.2022
Date de clôture de l’annonce : 23.09.2022

Arrière-plan :

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
est un prestataire de services de la coopération internationale pour le
développement durable et l’action éducative internationale intervenant au
niveau mondial. Avec ses partenaires, elle met au point des solutions
efficaces qui ouvrent des perspectives aux populations et améliorent
durablement leurs conditions de vie. À son titre d’entreprise fédérale
d’utilité publique, la GIZ soutient le gouvernement fédéral allemand et un
grand nombre d’autres commettants et clients dans les domaines les plus
variés qui vont de la promotion de l’économie et de l’emploi à celle de la
paix et de la sécurité en passant par les thèmes liés à l’énergie et à
l’environnement.
Dans le cadre de ses activités, la GIZ au Togo recherche pour le compte
du Bureau un.e (01) Office Manager.
Responsabilités & tâches :
A. Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable de/d’ :
 assurer une assistance de qualité à la direction ;
 fournir des prestations administratives et organisationnelles pour la direction ;
 exécuter de manière autonome des tâches administratives et organisationnelles du Bureau ;
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
1. Organisation du secrétariat

Le.la titulaire du poste :
 organise et coordonne le planning du.de la Directeur.rice résident.e ;
 accueille et introduit les visiteurs ;
 répond au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite ;
 assure la gestion des courriers entrants et sortants de la direction ;
et en organise le traitement selon les priorités et les délais définis ;
 tient et assure le suivi des correspondances officielles ;
 veille à la transmission et à la redistribution des parapheurs du.de
la directeur.rice résident.e ;
 assure les réponses nécessaires aux correspondances de la
direction ;
 établit et organise les supports d’information pour les réunions ;
 rédige les comptes-rendus ou procès-verbaux à l’issue des
réunions ;
 traite les informations de manière confidentielle, en particulier
dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
 assure les échanges d’information entre la GIZ, les partenaires
et d’autres institutions ;
 photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
 assure le respect des consignes dans le domaine de digitalisation
et soutient la direction activement dans l’implémentation du
bureau digital de la GIZ.
2. Gestion logistique

Le.la titulaire du poste :
 appuie l’organisation des réunions de la direction ;
 assure la liste et le suivi des réunions/évènements à venir de la
direction ;
 appuie l ́organisation des missions, visites et voyages de la
direction et des visiteurs du siège au bureau ;
 s’assure que les ordinateurs et logiciels de la direction sont
opérationnels ;
 est responsable de l’organisation administrative et logistique des
activités du bureau (réunions, ateliers, etc...)
 coordonne la gestion de l’événementiel interne du Bureau
(réunion, conférence, pause-café, réservation des salles de
réunion).
3. Tâches administratives
Le.la titulaire du poste :
 assure une bonne communication et transmission de l’information
au sein du bureau et entre le bureau et les projets/programmes ;
 surveille la disponibilité des accessoires et des stocks, et procède
aux approvisionnements conformément aux directives de la
direction ;
 assure le classement physique et électronique des documents et
des informations sur les plateformes numériques de la GIZ
(comme le DMS, MS Teams) ;
 traduit et prépare des documents (lettres, communication email)
en français et en anglais ;
 assume la responsabilité de distribution et de réception des
documents ou paquets à destination ou en provenance des
bureaux de poste, services gouvernementaux, ambassades, etc. ;
 est chargé.e de la diffusion des notes de service.
4. Autres attributions
Le.la titulaire du poste :
 tient à jour les listes de contact des collaborateurs.trices de la
GIZ au Togo ainsi que des partenaires (PTF, ministères, ONG
etc.) avec les noms, adresses et numéros de téléphone ;
 facilite l’arrivée /le départ des nouveaux collègues expatriés et de
leurs familles en lien avec les services concernés au Bureau ;
 effectue d’autres activités et tâches ou y participe sur instruction
de son.sa supérieur.e hiérarchique.

Qualifications, compétences et expérience requises :
Qualifications

• Diplôme universitaire BAC+3/4 en Secrétariat de Direction ou dans
un domaine de science de gestion ;
• Justifier d’un bon niveau linguistique en français et en anglais par un
certificat de maîtrise de langue (Niveau minimum C1 pour le français
et niveau minimum B2 pour l’anglais).
Expérience professionnelle

• Avoir une expérience de 5 ans minimum en tant qu’Assistant.e de
direction ou Assistant.e administratif.ve ou toute autre fonction
similaire en lien avec le poste ;
• Une expérience dans une organisation internationale serait un atout.
Autres connaissances, compétences supplémentaires
• Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de
l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi
que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des
applications informatiques (telles que MS Office) ;
• Présentation convaincante comme prestataire de services et comme
gestionnaire ;
• Faire preuve de réactivité, de discrétion et de confidentialité ;
• Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (à l’écrit comme à
l’oral), avec une bonne capacité de rédaction de notes, rapports et
synthèses ;
• Avoir le sens de l’organisation, de la communication et de l’écoute ;
• Être en mesure de travailler avec efficacité dans l’urgence et dans un
milieu multiculturel ;
• Démontrer une aptitude manifeste pour le travail en équipe ;
• Avoir la capacité à s’adapter rapidement aux situations nouvelles et
aux interlocuteurs externes ;
• Sens du traitement approprié des données (confidentialité, protection
des données).

B. Durée du contrat et lieu d’affectation
• Durée du contrat : CDD
• Lieu d’affectation : Lomé

Ligne directrice sur la soumission :
Nous vous invitons à faire parvenir votre candidature (avec comme objet
du mail : AVP N°33/2022 au plus tard le 23 septembre 2022 par courrier
électronique à l’adresse suivante : [email protected] Le dossier de
candidature sous ce format obligatoire doit comporter une lettre de
motivation et un CV en français ou en anglais avec 3 références à
contacter, l’ensemble dans un seul document (en Fichier WORD ou
PDF). Le dossier de candidature doit être nommé par le nom du.de la
candidat.e. Les candidatures féminines et celles des personnes
handicapées sont fortement encouragées.
Seul.e.s les candidat.e.s
présélectionné.e.s seront contacté.e.s.